Inventární systém

Inventární systém představuje centrální úložiště nakoupených kapacit a polotovarů pro další prodej či vytváření vlastních produktů. Evidence zajištěných kapacit je vázaná na universální evidenci jednotek kapacity, nákladových položek i podmínek dalšího prodeje. Rozšíření systému o další typy kapacity tak již není náročné a je hlavně bezpečné.

Evidence dopravy

Charterové lety

Charterové spoje jsou v systému evidovány jako linky, které se pak rozpadají do jednotlivých letů. Každá linka je mimo jiné definována vlastním kódem, nástupní a cílovou stanicí a rotací seriálu (časová perioda letů).

Charterová linka má podobu jednoho sektoru (let z A do B), přičemž je možné skládat linky do jednoho letadla a prodej tak omezit kapacitou letadla do kterého je spojeno více letů. Díky této vlastnosti lze řešit i trasy, které nezačínají a nekončí ve stejné stanici, nebo trasy, kde jedna zastávka může být pro některé cestující nástupní a pro jiné výstupní.

Systém eviduje cenu na let či rozpočítanou cenu na sedadlo. Je zde též podpora sdílení letadla s jinými tour-operátory.

Linkové lety

Vedle charterových letů eviduje systém nakoupené linkové kapacity. Linkové kapacity mohou být jednotlivými letenkami, nebo celým kontingentem nakoupených letenek. Eviduje se kapacita, cena, exspirace rezervace i letištní taxy.

Dálková autokarová doprava

Stejně jako letecká doprava i autokarová doprava je definována ve formě linek, které se rozpadávají do jednotlivých jízd.

Linka je definována sadou zastávek, které autobus projíždí, a které mohou být pro různé cestující nástupní či výstupní, stejně tak, jako tomu je u letecké dopravy.

Zastávky se definují na úrovni měst, před odbavením cestujících lze zastávky definovat až na úroveň konkrétního místa, kde autobus zastaví.

Doprava železnicí

Opět je aplikováno schéma ve formě linek a jednotlivých jízd na lince. Je zde evidence nakoupených jízdenek.Nechybí ani evidence podmínky slevy atd.

Lodní doprava

Pravidelné linky lodní dopravy slouží jako součást dopravní trasy. Systém eviduje buď jen jízdní řád, nebo konkrétní nakoupené kapacity míst.

Speciálním případem je zapůjčení lodního zařízení, jako jsou jachty a motorové čluny. Takové zápůjčky jsou evidovány jako doba vyhrazená pro provoz zařízení. Nejmenší jednotka na kterou je zařízení možno použít může být hodina, den či noc.

Každý jednotlivý typ lodi může mít popis, plánek kajut a fotografie. Evidujeme obsaditelnost kajut i varianty cen na loď, na kajutu či na osobu, slevy, povinnost najmout kapitána atd.

Další typy dopravy

Vedle uvedených typů dopravy lze přidávat další případné speciality, a to využitím obecné struktury skládající se ze zařízení, vzorů, linek a jednotlivých jízd či letů.

Změny v dopravě

Systém eviduje uživatelem dodatečně provedené změny v termínech a odjezdových či odletových časech. Pokud chce uživatel provést takovou změnu u kapacit, které jsou již rezervovány či dokonce odbaveny, zobrazí systém upozornění a bude všechny odeslané či předané dokumenty, kde se uvádí čas či datum, považovat za dokumenty s neplatnými informacemi.

V takových případech se provádí opravné odbavení, či je zákazník žádán o souhlas se změnou času/data, pokud je tento souhlas podle obchodních podmínek potřeba.

Evidence ubytování a další kapacity

Ubytování

Agenda ubytovacích zařízení je schopna evidovat jakékoli zařízení od sedmi-hvězdičkového hotelu či záoceánského parníku až po kemp s prostory pro stanování.

Zařízení je popsáno řadou parametrů, systém také eviduje popis objektu (včetně vybavení a příležitostí v okolí zařízení) či fotografie.

Vybavení hotelu je řešeno uživatelsky editovatelným číselníkem, takže lze nejen evidovat parametry typu velkost bazénu a vzdálenost od pláže, ale podle těchto parametrů lze i vyhledávat.

Nákup kontingentů je evidován ve formě smluv s partnerem. Kontingenty mohou být nakoupeny za různé ceny nejen výší této ceny, ale i vztahem k jednotce a dalšími podmínkami.

Systém tak eviduje nákupy pokojů za cenu na osobu, na pokoj a noc či slevy vztažené na dítě v určitém věkovém rozmezí s doprovodem dospělých osob. Evidujeme slevy X za Y, slevy na konkrétní počet nocí, příplatky za přistýlku, možnosti obsazení pokojů a další parametry.

Kapacity jsou evidovány jako:
• allotment
• garance
• na vyžádání

Pokud je jedno ubytovací zařízení nakupováno přes více partnerů a s různými smlouvami, systém stále eviduje fakt, že se jedná o jedno zařízení. Stejně tak systém eviduje snižování původní kapacity a doobjednávky, a to i v různých cenových relacích.

Virtuální jednotky

Pokud potřebuje uživatel pracovat s jednotkami, které není z různých důvodů vhodné evidovat v jiných částech systému, může inventární systém pracovat i s jednotkou zcela virtuální, která se nikam neváže.

Virtuální jednotky využíváme například k omezení počtu prodaných zájezdů na pevnou velikost skupiny tak, že zájezdu přiřadíme pevný kontingent virtuálních jednotek „místo v zájezdu“.

Obecné služby

Vedle dopravy a ubytování je možné v systému evidovat celou řadu dalších služeb. Pro tuto evidenci zavádíme centrální katalog služeb, který obsahuje kategorie jako např.:
• zařizování víz
• zapůjčení automobilu
• výlety
• transfery
• pojištění
• letištní a palivové příplatky k charterům
• apod.

Každá služba může být vedle obecných vlastností definována i textovým popisem, fotografiemi či přiloženými soubory.

Služba eviduje vztah k jiným objektům, jako jsou země a destinace, typy dopravy, typy ubytování atd. Podle této definice je pak služba nabízena k zahrnutí do produktového balíčku, nebo jako volitelná služba při každé rezervaci splňující kriteria vazby.

I služba může mít nakoupeny kontingenty jednotek za různé ceny a podmínky, nebo může existovat jako neomezená (například zařízení víza).

Velkoobchodní nákupy polotovarů

Evidence nakupovaných polotovarů řeší nákupy položek z velkoobchodních ceníků jiných tour-operátorů a dalších prostředníků.

Řada nakupovaných položek se může skládat z dalších složek, v systému ale není potřeba takovou skladbu evidovat. Pro správce produktu je důležité jednotku správně použít ve vlastním produktovém balíčku.

Rezervace a nákup těchto jednotek probíhá většinou automaticky mezi více instancemi rezervačního systému. Načítání velkoobchodního ceníku je opět automatický proces.

Prostory a kulturní akce

Kontingent vstupenek na kulturní akci či místa v sále jsou dalším objektem, který lze podrobit evidenci, nákupům a výsledným prodejům samostatně či ve formě dynamického balíčku.

Další procesy evidence

Evidence rezervací a prodejů

Každá evidence kapacit nese vedle počtu nakoupených jednotek i jejich situaci z hlediska rezervací a prodeje.

Evidence umožňuje zobrazit počty nakoupených jednotek a to včetně celé historie změn. Stejně tak je možné zobrazit i vazby na rezervační systém - tedy informace, která osoba má kterou jednotku rezervovanou či nakoupenou.

Evidence ve schématech zařízení

Jednotlivým zařízením je možné přiřazovat grafická schémata umístění jednotek v zařízení. Jsou to například plány sedadel v letadlech a autobusech, plány podlaží v hotelech či plány sedadel v sálech při kulturních a společenských událostech.

Schéma je schopen načítat do systému sám uživatel a to ve formě obrázku. V případě nákupu kapacit s pozicí ve schématu určuje uživatel, které pozice jsou nakoupeny, nebo volí nákup celého zařízení.

Při prodeji pak systém eviduje které konkrétní pozice jsou již rezervovány či prodány a ty, jež zůstávají volné. Uživatel rezervuje konkrétní pozice pouhým označením místa v plánku.

Systém podporuje členění jednotlivých míst do zón či rozlišování vzorů. Systém dokáže kombinovat rezervace a prodeje vázaná na místa a rezervace, při nichž nebylo konkrétní místo vybráno. Za definici místa je možné vybírat poplatek.

Omezení prodeje jednotek

Jednotky v dopravě, ubytování, službách a dalších agendách lze sdružovat do skupin s omezenou možností rezervace či prodeje.

Omezení může být využito např. k následujícím případům:

a) vyhrazení hotelových kapacit pro jednoho velkoobchodního partnera.

b) vyhrazení letenek pro poznávací zájezdy, aby běžné pobytové zájezdy neznemožnili sestavení skupiny poznávacího zájezdu.

c) vyhrazení míst jen pro konkrétní rotace dopravy kvůli párování sedadel v lince tam a zpět.

d) povolení prodeje samostatných letenek či letenek jednosměrných.

e) sdružování pokojo-nocí do pevných celků N nocí. Zamezí se tak nespojitému využití kapacity.

f) u rezervace chat svázání pokojů v chatě v některých termínech, aby tak byla možná jen rezervace celé chaty najednou.

Pro různé typy jednotek jsou použity různé podmínky. Kontingent sedadel je možné rozdělit do skupin a prodej míst v těchto skupinách omezit podmínkami. Operátor tak může vyhradit část letadla jen pro poznávací zájezdy a zajistit tím, že kapacita nebude vyblokována pro jiné příležitosti. Omezení prodeje skupiny může být vázáno na dobu návratu klienta (kvůli párování letenek tam a zpět, na nezpáteční letenky, na velkoobchodního partnera atd.