Rezervace

Rezervační systém propojuje systém produkční (neboť podle produktů vyhledává a určuje ceny) se systémem inventárním (ze kterého vybírá jednotky a provádí rezervace). V rezervačním systému dále probíhá evidence všech obchodních případů (pod rezervačními čísly) a práce s návaznými procesy, jako je vystavování smluv, fakturace či převod dat do účetního systému.

Rezervace přes www stránky

Tato funkce slouží pro uživatele přistupující k systému přes internet, nebo pro prodejce bez hlubšího zaškolení či oprávnění v systému.

Zadání požadavku

Uživatel volí parametry vyhledávaného zájezdu. Vedle základních parametrů jako je:
  • destinace
  • termín
  • druhu dopravy
  • typu zájezdu

může uživatel zadat též:
  • počet dospělých a dětí, které chce ubytovat
  • maximální cenu na dospělou osobu, případně může vybírat z dalších kategorií a číselníků, které byly k zájezdům uživatelsky doplněny.

Výsledek vyhledávání

Systém prohledá databázi zájezdů umístěnou v centrálním vyhledávacím jádru. Jedná se o pomocnou tabulku všech kombinací dopravy a ubytování vlastních zájezdů.

Proces vyhledávání vrátí seznam zájezdů odpovídajících vyhledávaným kriteriím a které mají volnou kapacitou pro uvedený počet dospělých osob a dětí.

Uživatel si dále zobrazuje detail zájezdu s textovými popisy a fotografiemi, prochází termíny a ceny všech kombinací dopravy a ubytování.

On-line rezervace

Pokud uživatel vybere konkrétní termín, otevře se on-line objednávka ve formě ceníkových položek s formulářem pro definici počtu jednotlivých služeb. Pokud zná systém počet dospělých a dětí z předchozího kroku, rovnou tyto údaje automaticky doplní.

On-line formulář má již na www stránce validaci na vztah povinných a nepovinných položek, obsaditelnost zvolených pokojů atd. Na stránce se provádí také součet ceny. Uživatel má možnost zadat údaje kontaktéra a pouze rezervovat na omezenou dobu, nebo pokračovat zadáním všech spolucestujících a dokončit závazný nákup on-line platbou.

Rezervace provede reálné blokování jednotek, prodej provede označení jednotek za prodané i vygenerování cestovní smlouvy.

On-line platba

Systém podporuje on-line platby platebními kartami standardu 3D secure i kartami bez tohoto standardu.

Rezervace prostřednictvím terminálu

Druhý způsob provedení rezervace je vyhrazen pro zástupce tour-operátora v call-centru a na pobočkách, případně pro zaškoleného zástupce velkých prodejců.

Zadání požadavku

Operátor definuje vyhledávací kriteria zájezdů včetně definice termínu odjezdu, délky pobytu a tolerance této délky v počtu dnů. Je možné vyhledávat i v názvu zájezdu či podle kódu zájezdu.

Situace kapacit k dispozici

Výsledek vyhledávání je odlišný od vyhledávání přes www stránky. U každé nalezené kombinace dopravy a ubytování jsou uvedeny i počty volných a rezervovaných jednotek na cestě tam, zpět či jednotek ubytování. Operátor tak může volit lokalitu, kterou je třeba více prodat, nebo tu, která má méně rezervací.

U každého zájezdu si operátor může otevřít okno s popisem a fotografiemi, u rezervovaných zájezdů může zařazovat klienta na waiting list, u volných termínů pak přejít přímo k rezervaci.

Tvorba rezervace

Rezervace je přes terminál svobodnější, než přes www stránky. Uživatel volí počty jednotlivých pokojů, letenek či jízdenek. Po zadání údajů kontaktéra provede operátor rezervaci.

Prodej

Prodej může být řešen později po provedení rezervace. Operátor doplní cestující a dále ceníkové položky dle rezervovaných kapacit a požadovaných služeb.

Nabízí se možné slevy, počítá se celková cena i předpis plateb.

Jednou operací se pak generuje cestovní smlouva v MS Word, potvrzení objednávky a další doklady.



Práce s rezervačním číslem

Je-li jednou založeno rezervační číslo, je možné s ním dále pracovat, např. přiobjednávat, stornovat či volit slevy. Součástí rezervačního systému je i vazba na ekonomický systém a v některých případech rezervační systém nahrazuje též pokladny ekonomického systému.

Doobjednávky a storno

U po ukončení prodeje rezervačního čísla je možné doplňovat rezervace kapacit. Jedno rezervační číslo eviduje které položky jsou prodané a které pouze rezervované. Stejně tak všechny rezervované položky mohou mít různé doby exspirace.

Uvolnění kapacit již jednou prodaných generuje storno protokol. Definice storno poplatku systém navrhuje, ale uživatel jej může ručně změnit.

Slevy

Slevy administruje oprávněný uživatel. Ty mohou být vázány na řadu parametrů - od časového intervalu uplatnění, přes období odjezdu, vazbu na typ zájezdu, destinaci či druh dopravy. Slevy mohou být též vázány na kontrolu podmínek prodejcem, jako například sleva za vysvědčení.

Speciální typ slevy jsou pak slevy podmíněné zadáním kódu slevového kuponu. Takové slevy lze uplatnit jen v omezeném období, a to zadáním kódu slevy. Takováto sleva je uplatnitelná i přes internet a je možné ji využít ke sledování návratnosti inzerce, kde bude kód uveden.

U každého rezervačního čísla jsou nabízeny jen aktuální slevy, které lze na zvolený zájezd ve zvoleném období opravdu uplatnit.

Ceniny

Systém vede vlastní správu cenin. U cenin eviduje jejich čísla a sleduje umístění každého kousku ceniny od centrály, přes prodej a situaci, kdy je cenina v oběhu, až po její uplatnění při platbě zákazníka a její návrat zpět do centrály.

Stejně jako ceniny vlastní sleduje systém i ceniny cizí, a to od uplatnění při platbě zákazníka až po předávku a inkaso částky.

Prodejci a provize

Výše provize je plně administrovatelná operátorem. Je možné zadat celou řadu provizí i výjimek a podmínit tyto provize pouze na určité typy zájezdu, doby odjezdu, druhy dopravy či destinace. Pro každou kategorii prodejce (tato kategorie je opět administrovatelná uživatelem) může být nastavena zcela jiná provizní politika.



Pokud je aktuální uživatel prodejcem, nebo operátor prodej za prodejce zadává, průběžně se dopočítává provize u každé ceníkové položky.

Systém po odjetí zájezdu vystavuje provizní faktury přímo za prodejce, kteří si pak takovou fakturu vloží do svého účetnictví, či vystaví kopii s vlastním číslem dokladu. Odpadá tím kontrola došlých faktur.

Platby

Systém eviduje platby složené na konkrétní rezervační číslo. Platba může být složena z následujících položek:
  • platba v hotovosti na pokladně
  • platba kartou na pokladně
  • platba ceninou
  • platba kartou on-line
  • platba bankovní převodem U každého rezervačního čísla jsou evidovány všechny došlé platby, včetně typu, data a dalších podrobností..

Fakturace

Systém umožňuje generování faktur ke konkrétnímu rezervačnímu číslu, a to jak za plnou hodnotu k rezervačnímu číslu se vztahující, tak i několik faktur na část celkové částky.

Faktury může generovat účetně nezaškolená obsluha, v extrémním případě i sám zákazník přes svůj uživatelský profil. Faktury se on-line předávají do účetního systému.

Pokladny

I když pokladny nejsou součástí produkčního systému, z mnoha důvodů byly vyjmuty a vloženy do systému rezervačního. Pokladny řeší především následující operace spojené s rezervačními čísly:
  • příjem plateb za rezervační číslo v hotovosti
  • příjem plateb za rezervační číslo kartou
  • příjem plateb za rezervační číslo ceninou
  • výdej přeplatků za rezervační číslo
a dále operace spojené s platbami obecně
  • prodej zboží
  • výdej hotovosti za režijní faktury
  • prodej cenin
  • dotace pokladny a odvody do banky
  • inventury
Odtud vystavené doklady plynou on-line do účetního systému.